Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat
Die CompuGROUP Holding AG ist eine Gesellschaft deutschen Rechts, auf dem auch der Deutsche Konzernlagebericht Kodex beruht. Ein Grundprinzip des deutschen Aktienrechts ist das duale Führungssystem mit den Organen Vorstand und Aufsichtsrat, die beide mit jeweils eigenständigen Kompetenzen ausgestattet sind. Vorstand und Aufsichtsrat der CompuGROUP Holding AG arbeiten bei der Steuerung und Überwachung des Unternehmens eng und vertrauensvoll zusammen.
Der Vorstand der CompuGROUP auf der obersten Führungsstufe besteht aus fünf Vorstandsmitgliedern mit klar festgelegten Zuständigkeitsbereichen und Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung. Der Vorstandsvorsitzende (Chief Executive Officer, CEO) koordiniert die Arbeit der Vorstandsmitglieder. Die Führungsstruktur der CompuGROUP ist als Matrixorganisation mit funktionalen und regionalen Einheiten angelegt, deren Senior Executives direkt an den CEO berichten. Dieser Struktur liegt weiterhin ein detailliertes Unternehmensführungsmodell zugrunde. Zwei Vorstandsmitglieder sind als Executive Vice Presidents zugleich in der regionalen Organisation zuständig für die Regionen Zentral- und Südeuropa. Die zwei weiteren Vorstandsmitglieder sind als Chief Financial Officer (CFO) und Chief Medical Officer (CMO) der funktionalen Organisation zugeordnet. In wöchentlich stattfindenden Sitzungen diskutieren die Vorstandsmitglieder gemeinsam ein breites Spektrum an Themen vom Tagesgeschäft bis hin zur Konzernstrategie. Die Regional Manager und der Vorstand bilden zusammen die Strategic Management Group. Hauptziel der etwa zehn gemeinsamen Sitzungen pro Jahr sind die Harmonisierung der Geschäftstätigkeiten sowie die Sicherstellung eines länder- und funktionsübergreifenden Knowledge-Sharing.
Die CompuGROUP unterstützt das Konzept einer engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit von Aufsichtsrat und Vorstand, ausgerichtet an dem Bedarf des Unternehmens an Fachkompetenz, ausgewogener Entscheidungsfindung und einer unabhängigen Evaluierung der Geschäftsentwicklung und der Unternehmensführung.
Der Aufsichtsrat bestellt die Vorstandsmitglieder, überwacht und berät sie bei der Leitung des Unternehmens. Er wird direkt in alle Fragen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen eingebunden. Der Aufsichtsratsvorsitzende koordiniert die Tätigkeit des Aufsichtsrates.
Die Aufgaben des Aufsichtsrates und seiner Ausschüsse sind in der Satzung geregelt. Der Aufsichtsrat hat sich selbst eine Geschäftsordnung gegeben. Ehemalige Vorstandsmitglieder der CompuGROUP Holding AG sind nicht im Aufsichtsrat vertreten. Dem Gremium gehört eine ausreichende Anzahl unabhängiger Mitglieder an, die in keiner geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zur Gesellschaft oder zu deren Vorstand stehen. Sitzungen des Aufsichtsrates finden in der Regel sechs bis acht Mal jährlich statt. In mindestens einer Sitzung erörtert der Aufsichtsrat mit dem Vorstand die Konzernstrategie. In monatlichen Abständen erhält der Aufsichtsrat Finanzberichte, Konzernlageberichts und eine Analyse zum erwarteten Geschäftsverlauf. Der Aufsichtsrat überprüft regelmäßig die Effizienz seiner Tätigkeit. Die letzte Effizienzprüfung fand im November/Dezember 2009 statt. Anhand eines Fragebogens wurde die Effizienz der Tätigkeit des Aufsichtsrates sowie die Zusammenarbeit mit dem Vorstand evaluiert und anschließend in einer Aufsichtsratssitzung diskutiert.
Der Aufsichtsrat hat aus dem Kreis seiner Mitglieder einen Prüfungsausschuss (Audit Committee) gebildet. Der Prüfungsausschuss besteht aus dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates, einem Vertreter der Anteilseigner und einem Arbeitnehmervertreter. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats Prof. Dr. Klaus Steffens wurde zum unabhängigen Finanzexperten des Prüfungsausschusses ernannt. Der Prüfungsausschuss befasst sich mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, mit der Überwachung der jährlichen Abschlussprüfung, des Lageberichts sowie der Quartalsabschlüsse. Auf der Grundlage des Berichts des unabhängigen Abschlussprüfers spricht der Prüfungsausschuss Empfehlungen hinsichtlich der Billigung des Jahresabschlusses sowie des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat aus. Darüber hinaus beauftragt er die durch die Hauptversammlung bestellten unabhängigen Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer, definiert die vom Abschlussprüfer zu erbringenden Leistungen und dessen Vergütung. Die Einrichtung weiterer Ausschüsse ist zurzeit nicht vorgesehen.
Vorstand und Aufsichtsrat haben im Interesse der CompuGROUP Holding AG zu handeln. Im abgelaufenen Geschäftsjahr kam es zu keinen Interessenskonflikten, die dem Aufsichtsrat unverzüglich offen zu legen waren. Kein Vorstandsmitglied hielt mehr als drei Aufsichtsratsmandate bei nicht zum Konzern gehörenden börsennotierten Aktiengesellschaften.
